FAQ-02

Project Overview and Objectives / Tổng quan dự án và Mục tiêu

Q: What is the primary objective of this project? / Mục tiêu chính của dự án này là gì?
To create a user-friendly GUI for managing disk allocation, integrated with a backend EMS tool via API, to streamline disk management for projects. / Tạo một giao diện GUI thân thiện để quản lý phân bổ ổ đĩa, tích hợp với công cụ EMS backend qua API, giúp đơn giản hóa việc quản lý ổ đĩa cho các dự án.
Q: Why are we focusing on disk allocation management? / Tại sao chúng ta tập trung vào quản lý phân bổ ổ đĩa?
To improve resource efficiency, reduce manual errors, and provide real-time control over disk usage across projects. / Để nâng cao hiệu quả sử dụng tài nguyên, giảm lỗi thủ công và cung cấp khả năng kiểm soát sử dụng ổ đĩa theo thời gian thực trên các dự án.
Q: What problem does this project aim to solve? / Dự án này nhằm giải quyết vấn đề gì?
It addresses the inefficiency and complexity of manually managing disk space, especially as project data grows. / Giải quyết sự kém hiệu quả và phức tạp khi quản lý dung lượng ổ đĩa thủ công, đặc biệt khi dữ liệu dự án tăng lên.
Q: How does this align with company goals? / Điều này phù hợp với mục tiêu công ty như thế nào?
It enhances operational efficiency and supports our goal of automating IT resource management. / Nâng cao hiệu quả vận hành và hỗ trợ mục tiêu tự động hóa quản lý tài nguyên CNTT.
Q: What are the key deliverables? / Các sản phẩm chính là gì?
A GUI interface, API integration with the EMS tool, and functions to extend or shrink disk allocations. / Giao diện GUI, tích hợp API với công cụ EMS, và các chức năng mở rộng hoặc thu nhỏ phân bổ ổ đĩa.
Q: Is this a new system or an upgrade? / Đây là hệ thống mới hay nâng cấp?
It’s a new system built from scratch to meet current and future needs. / Là hệ thống mới xây dựng từ đầu để đáp ứng nhu cầu hiện tại và tương lai.
Q: What’s the expected outcome for end-users? / Kết quả mong đợi cho người dùng cuối là gì?
A simple, intuitive way to manage disk space without needing deep technical knowledge. / Một cách quản lý dung lượng ổ đĩa đơn giản, dễ hiểu mà không cần kiến thức kỹ thuật sâu.
Q: Are there specific performance goals? / Có mục tiêu hiệu năng cụ thể không?
Yes, we aim for near-real-time updates and a response time under 2 seconds for disk operations. / Có, chúng tôi hướng tới cập nhật gần thời gian thực và thời gian phản hồi dưới 2 giây cho các thao tác ổ đĩa.
Q: Who requested this project? / Ai là người yêu cầu dự án này?
It came from the IT operations team to address growing storage demands. / Đội vận hành CNTT đề xuất để đáp ứng nhu cầu lưu trữ ngày càng tăng.
Q: How will we measure success? / Chúng ta sẽ đo lường thành công như thế nào?
By user adoption rate, reduction in manual disk management time, and error-free operations. / Bằng tỷ lệ người dùng sử dụng, giảm thời gian quản lý ổ đĩa thủ công và vận hành không lỗi.

Scope and Requirements / Phạm vi và Yêu cầu

Q: What’s in scope for the GUI? / Phạm vi của GUI là gì?
Disk allocation monitoring, extension, and shrinking capabilities, all accessible via a graphical interface. / Giám sát, mở rộng và thu nhỏ phân bổ ổ đĩa, tất cả đều thực hiện qua giao diện đồ họa.
Q: What’s out of scope? / Ngoài phạm vi là gì?
Hardware-level disk management and non-EMS tool integrations are not included. / Quản lý ổ đĩa ở cấp phần cứng và tích hợp ngoài công cụ EMS không nằm trong phạm vi.
Q: Will the GUI support multiple projects? / GUI có hỗ trợ nhiều dự án không?
Yes, it will allow users to manage disk allocations across multiple projects simultaneously. / Có, cho phép người dùng quản lý phân bổ ổ đĩa trên nhiều dự án cùng lúc.
Q: What EMS tool are we integrating with? / Chúng ta tích hợp với công cụ EMS nào?
We’re using the company’s existing EMS tool, which provides disk management APIs. / Sử dụng công cụ EMS hiện có của công ty, cung cấp API quản lý ổ đĩa.
Q: What API functions will we use? / Chúng ta sẽ dùng các chức năng API nào?
Functions to query disk usage, extend disks, and shrink disks as needed. / Các chức năng truy vấn sử dụng ổ đĩa, mở rộng và thu nhỏ ổ đĩa khi cần.
Q: Are there specific user roles for the GUI? / Có vai trò người dùng cụ thể cho GUI không?
Yes, admins will have full control, while project managers will have limited, project-specific access. / Có, admin có toàn quyền, quản lý dự án có quyền hạn giới hạn theo dự án.
Q: Do we need real-time disk usage updates? / Có cần cập nhật sử dụng ổ đĩa theo thời gian thực không?
Yes, the GUI should reflect changes within seconds of an API call. / Có, GUI cần hiển thị thay đổi trong vài giây sau khi gọi API.
Q: Can users manually override disk allocations? / Người dùng có thể ghi đè phân bổ ổ đĩa thủ công không?
Yes, but only admins, with proper logging for accountability. / Có, nhưng chỉ admin và phải ghi log đầy đủ để kiểm soát.
Q: Are there security requirements for the API? / Có yêu cầu bảo mật cho API không?
Yes, we’ll use token-based authentication and encrypt all API calls. / Có, sử dụng xác thực bằng token và mã hóa tất cả các cuộc gọi API.
Q: What happens if the EMS tool is down? / Nếu công cụ EMS bị lỗi thì sao?
The GUI will display a fallback status and queue requests until the tool is back online. / GUI sẽ hiển thị trạng thái dự phòng và xếp hàng các yêu cầu cho đến khi công cụ hoạt động lại.

Timeline and Milestones / Lộ trình và Cột mốc

Q: When is the project due? / Khi nào dự án hoàn thành?
We’re targeting a launch by October 15, 2025. / Dự kiến ra mắt vào ngày 15 tháng 10 năm 2025.
Q: What are the key milestones? / Các cột mốc chính là gì?
GUI prototype by June 1, API integration by August 1, and testing by September 15. / Prototype GUI trước 1/6, tích hợp API trước 1/8, kiểm thử trước 15/9.
Q: How long will the design phase take? / Giai đoạn thiết kế kéo dài bao lâu?
About three weeks, starting April 15, 2025. / Khoảng ba tuần, bắt đầu từ 15/4/2025.
Q: When will we test the API integration? / Khi nào kiểm thử tích hợp API?
In the third week of August, after the initial backend setup. / Tuần thứ ba của tháng 8, sau khi thiết lập backend ban đầu.
Q: Is the timeline flexible? / Lộ trình có linh hoạt không?
Slightly, but we need to align with the Q4 IT rollout schedule. / Có thể điều chỉnh nhẹ, nhưng phải phù hợp với kế hoạch triển khai CNTT quý 4.
Q: How much time is allocated for user testing? / Dành bao lâu cho kiểm thử người dùng?
Two weeks in September to ensure usability. / Hai tuần trong tháng 9 để đảm bảo khả năng sử dụng.
Q: When will we review the automation scripts? / Khi nào xem xét các script tự động hóa?
During the design phase, around April 25, 2025. / Trong giai đoạn thiết kế, khoảng 25/4/2025.
Q: What’s the kickoff date? / Ngày bắt đầu là khi nào?
April 10, 2025, next week. / Ngày 10/4/2025, tuần sau.
Q: How often will we have progress updates? / Bao lâu cập nhật tiến độ một lần?
Weekly, every Monday morning. / Hàng tuần, vào sáng thứ Hai.
Q: Can we adjust deadlines if issues arise? / Có thể điều chỉnh deadline nếu có vấn đề không?
Yes, with a formal change request process. / Có, thông qua quy trình yêu cầu thay đổi chính thức.

Team and Resources / Nhóm và Nguồn lực

Q: Who’s on the project team? / Ai trong nhóm dự án?
You, a GUI designer, two backend developers, a QA engineer, and the design team engineer who wrote the scripts. / Bạn, một designer GUI, hai lập trình viên backend, một kỹ sư QA và kỹ sư đội thiết kế viết script.
Q: Do we have enough resources? / Có đủ nguồn lực không?
We’re good for now, but might need an extra developer for API work. / Hiện tại đủ, nhưng có thể cần thêm lập trình viên cho phần API.
Q: Who’s managing the project? / Ai quản lý dự án?
I’ll be the project manager, overseeing timelines and deliverables. / Tôi sẽ là quản lý dự án, giám sát tiến độ và sản phẩm.
Q: Will the design team engineer join us? / Kỹ sư đội thiết kế có tham gia không?
Yes, part-time, to explain the automation scripts and assist with integration. / Có, bán thời gian để giải thích script và hỗ trợ tích hợp.
Q: Do we need training on the EMS API? / Có cần đào tạo về EMS API không?
Yes, we’ll schedule a session with the EMS vendor in April. / Có, sẽ lên lịch buổi đào tạo với nhà cung cấp EMS trong tháng 4.
Q: Are there budget constraints? / Có giới hạn ngân sách không?
We’re capped at $120,000, including tools and labor. / Giới hạn $120,000, bao gồm công cụ và nhân công.
Q: Who’s responsible for the GUI design? / Ai chịu trách nhiệm thiết kế GUI?
Our GUI designer, with input from you and the team. / Designer GUI của nhóm, có sự đóng góp của bạn và cả nhóm.
Q: Can we use existing tools for development? / Có thể dùng công cụ hiện có để phát triển không?
Yes, we’ll leverage our current IDEs and testing frameworks. / Có, tận dụng IDE và framework kiểm thử hiện tại.
Q: How many hours should we allocate weekly? / Mỗi thành viên nên dành bao nhiêu giờ mỗi tuần?
About 25 hours per team member to start. / Khoảng 25 giờ mỗi thành viên mỗi tuần.
Q: Will we need external help? / Có cần hỗ trợ bên ngoài không?
Possibly for API troubleshooting if we hit roadblocks. / Có thể cần nếu gặp vấn đề với API.

Automation Scripts from Design Team / Script tự động hóa từ đội thiết kế

Q: What do the automation scripts do? / Script tự động hóa làm gì?
They automate disk extension and shrinking based on predefined thresholds. / Tự động mở rộng và thu nhỏ ổ đĩa dựa trên ngưỡng định sẵn.
Q: Who wrote these scripts? / Ai viết các script này?
An engineer from the design team, Alex, who’s familiar with the EMS tool. / Kỹ sư Alex từ đội thiết kế, người hiểu rõ công cụ EMS.
Q: Are the scripts already tested? / Script đã được kiểm thử chưa?
Partially—they’ve been tested in a sandbox but not in production. / Đã kiểm thử một phần trong môi trường sandbox, chưa chạy thực tế.
Q: What language are the scripts written in? / Script viết bằng ngôn ngữ gì?
Python, using the EMS API SDK. / Python, sử dụng SDK API của EMS.
Q: Can we modify the scripts? / Có thể chỉnh sửa script không?
Yes, Alex will provide documentation for us to adapt them. / Có, Alex sẽ cung cấp tài liệu để nhóm chỉnh sửa.
Q: How do the scripts interact with the EMS tool? / Script tương tác với EMS như thế nào?
They call the API to monitor usage and trigger disk changes. / Gọi API để giám sát sử dụng và thực hiện thay đổi ổ đĩa.
Q: Are there limitations to the scripts? / Script có hạn chế gì không?
They don’t handle multi-project scenarios yet—that’s on us to enhance. / Chưa hỗ trợ nhiều dự án—nhóm sẽ phát triển thêm.
Q: How often do the scripts run? / Script chạy bao lâu một lần?
Currently, every 15 minutes, but we can adjust that. / Hiện tại mỗi 15 phút, có thể điều chỉnh.
Q: Can the GUI trigger these scripts? / GUI có thể kích hoạt script không?
That’s the plan—we’ll integrate them as backend functions. / Đúng, sẽ tích hợp thành chức năng backend.
Q: Will Alex demo the scripts for us? / Alex sẽ demo script cho nhóm chứ?
Yes, during our next meeting on April 20, 2025. / Có, trong buổi họp tiếp theo ngày 20/4/2025.

Technical Details / Chi tiết kỹ thuật

Q: What tech stack will the GUI use? / GUI sẽ dùng công nghệ gì?
We’re leaning toward React for the frontend, with a Node.js backend. / Dự kiến dùng React cho frontend, Node.js cho backend.
Q: How will the GUI connect to the EMS API? / GUI kết nối API EMS thế nào?
Via RESTful API calls from the Node.js backend. / Thông qua RESTful API từ backend Node.js.
Q: What’s the max disk size we’ll support? / Dung lượng ổ đĩa tối đa hỗ trợ là bao nhiêu?
Up to 10TB per project, per EMS tool limits. / Tối đa 10TB mỗi dự án, theo giới hạn EMS.
Q: Can we shrink disks below a minimum? / Có thể thu nhỏ ổ đĩa dưới mức tối thiểu không?
Yes, but we’ll set a safety threshold to avoid data loss. / Có, nhưng sẽ đặt ngưỡng an toàn để tránh mất dữ liệu.
Q: Will the API handle bulk operations? / API có hỗ trợ thao tác hàng loạt không?
Yes, it supports batch requests for multiple disks. / Có, hỗ trợ yêu cầu hàng loạt cho nhiều ổ đĩa.
Q: How do we handle API rate limits? / Xử lý giới hạn tốc độ API thế nào?
We’ll implement throttling and queue excess requests. / Sẽ giới hạn tốc độ và xếp hàng các yêu cầu vượt mức.
Q: What’s the data format for API responses? / Định dạng dữ liệu trả về API là gì?
JSON, which we’ll parse for the GUI display. / JSON, sẽ phân tích để hiển thị trên GUI.
Q: Do we need to log disk changes? / Có cần ghi log thay đổi ổ đĩa không?
Yes, all actions will be logged for auditing. / Có, tất cả thao tác sẽ được ghi log để kiểm tra.
Q: Can the GUI show historical disk usage? / GUI có hiển thị lịch sử sử dụng ổ đĩa không?
Yes, if the EMS API provides that data—we’ll confirm. / Có, nếu API EMS cung cấp dữ liệu—sẽ xác nhận lại.
Q: How do we test the shrink function? / Kiểm thử chức năng thu nhỏ ổ đĩa thế nào?
In a staging environment with dummy data first. / Trước tiên kiểm thử trên môi trường staging với dữ liệu giả lập.

Risks and Challenges / Rủi ro và Thách thức

Q: What’s the biggest risk you see? / Rủi ro lớn nhất là gì?
API downtime or instability could halt operations. / API ngừng hoạt động hoặc không ổn định có thể làm gián đoạn.
Q: How do we mitigate API issues? / Giảm thiểu sự cố API thế nào?
By caching recent data and building retry logic. / Lưu cache dữ liệu gần nhất và xây dựng logic thử lại.
Q: Could the scripts fail in production? / Script có thể lỗi khi chạy thực tế không?
Possible if thresholds aren’t tuned—we’ll test thoroughly. / Có thể nếu ngưỡng chưa tối ưu—sẽ kiểm thử kỹ.
Q: What if the GUI isn’t user-friendly? / Nếu GUI không thân thiện thì sao?
We’ll iterate based on user feedback during testing. / Sẽ cải tiến dựa trên phản hồi người dùng khi kiểm thử.
Q: Are there security risks with the API? / API có rủi ro bảo mật không?
Yes, but encryption and access controls will minimize them. / Có, nhưng sẽ giảm thiểu bằng mã hóa và kiểm soát truy cập.
Q: What if disk shrinking causes data loss? / Nếu thu nhỏ ổ đĩa gây mất dữ liệu thì sao?
We’ll enforce backups before any shrink operation. / Bắt buộc sao lưu trước khi thu nhỏ ổ đĩa.
Q: Could team bandwidth be an issue? / Đội ngũ có thể quá tải không?
Potentially—we’ll monitor and adjust workloads. / Có thể—sẽ theo dõi và điều chỉnh khối lượng công việc.
Q: How do we handle scope creep? / Xử lý mở rộng phạm vi thế nào?
Stick to the defined requirements unless formally approved. / Tuân thủ yêu cầu đã định trừ khi được phê duyệt chính thức.
Q: Are there dependencies on other teams? / Có phụ thuộc đội khác không?
Just the design team for script handoff. / Chỉ phụ thuộc đội thiết kế để bàn giao script.
Q: What’s the contingency plan? / Kế hoạch dự phòng là gì?
Manual disk management as a fallback until issues are resolved. / Quản lý ổ đĩa thủ công cho đến khi khắc phục xong sự cố.

Proposal and Next Steps / Đề xuất và Bước tiếp theo

Q: What should our proposal include? / Đề xuất cần những gì?
A detailed plan for GUI design, API integration, and script enhancements. / Kế hoạch chi tiết cho thiết kế GUI, tích hợp API và nâng cấp script.
Q: When is the proposal due? / Khi nào nộp đề xuất?
By May 1, 2025, after we review the scripts. / Trước ngày 1/5/2025, sau khi xem xét script.
Q: Who will review the proposal? / Ai sẽ duyệt đề xuất?
Me, the IT director, and the design team lead. / Tôi, giám đốc CNTT và trưởng nhóm thiết kế.
Q: Should we propose new script features? / Có nên đề xuất tính năng mới cho script không?
Yes, like multi-project support and custom thresholds. / Có, như hỗ trợ nhiều dự án và ngưỡng tùy chỉnh.
Q: How detailed should the proposal be? / Đề xuất cần chi tiết đến mức nào?
Include timelines, resources, and a mockup of the GUI. / Bao gồm lộ trình, nguồn lực và bản mẫu GUI.
Q: Can we suggest alternative tools? / Có thể đề xuất công cụ thay thế không?
Only if the EMS API falls short—justify it clearly. / Chỉ khi API EMS không đáp ứng—cần giải thích rõ.
Q: Will the proposal need a budget? / Đề xuất có cần ngân sách không?
Yes, break down costs within the $120,000 cap. / Có, phân tích chi phí trong giới hạn $120,000.
Q: Should we address risks in the proposal? / Có nên đề cập rủi ro trong đề xuất không?
Absolutely, with mitigation strategies. / Chắc chắn, kèm chiến lược giảm thiểu.
Q: Who’s leading the proposal effort? / Ai dẫn dắt việc lập đề xuất?
You’ll coordinate it, with input from the team. / Bạn sẽ điều phối, cả nhóm cùng đóng góp.
Q: Can we present the proposal in person? / Có thể trình bày đề xuất trực tiếp không?
Yes, we’ll schedule a review meeting. / Có, sẽ lên lịch họp xem xét.

Stakeholders and Communication / Các bên liên quan và Giao tiếp

Q: Who are the key stakeholders? / Các bên liên quan chính là ai?
IT ops, project managers, and the design team. / Đội vận hành CNTT, quản lý dự án và đội thiết kế.
Q: How often do we update stakeholders? / Cập nhật cho các bên liên quan bao lâu một lần?
Monthly, with ad-hoc updates for major milestones. / Hàng tháng, cập nhật đột xuất khi có cột mốc lớn.
Q: What’s the communication tool? / Dùng công cụ giao tiếp nào?
Slack for daily updates, email for formal reports. / Slack cho cập nhật hàng ngày, email cho báo cáo chính thức.
Q: Who’s the point of contact for the EMS vendor? / Ai liên hệ với nhà cung cấp EMS?
I’ll handle vendor communications. / Tôi sẽ phụ trách liên hệ nhà cung cấp.
Q: How do we handle stakeholder feedback? / Xử lý phản hồi các bên liên quan thế nào?
Review it weekly and prioritize based on impact. / Xem xét hàng tuần, ưu tiên theo mức độ ảnh hưởng.
Q: Are stakeholders testing the GUI? / Các bên liên quan có kiểm thử GUI không?
Yes, a small group will test in September. / Có, một nhóm nhỏ sẽ kiểm thử trong tháng 9.
Q: How do we escalate issues? / Xử lý sự cố nghiêm trọng thế nào?
Bring them to me, and I’ll decide next steps. / Báo cho tôi, tôi sẽ quyết định bước tiếp theo.
Q: Will stakeholders see the scripts? / Các bên liên quan có xem script không?
Only if they request it—we’ll focus on the GUI. / Chỉ khi họ yêu cầu—sẽ tập trung vào GUI.
Q: How do we manage expectations? / Quản lý kỳ vọng thế nào?
Clear scope and regular progress demos. / Phạm vi rõ ràng và demo tiến độ thường xuyên.
Q: Who approves the final product? / Ai phê duyệt sản phẩm cuối cùng?
The IT director, with stakeholder input. / Giám đốc CNTT, có ý kiến các bên liên quan.

Post-Launch Considerations / Xem xét sau khi triển khai

Q: What happens after launch? / Sau khi triển khai sẽ thế nào?
We’ll monitor usage and gather feedback for updates. / Sẽ theo dõi sử dụng và thu thập phản hồi để cập nhật.
Q: Is there a support plan? / Có kế hoạch hỗ trợ không?
Yes, IT ops will handle Tier 1 support. / Có, đội vận hành CNTT sẽ hỗ trợ cấp 1.
Q: Will we maintain the scripts? / Nhóm có bảo trì script không?
Yes, as part of ongoing enhancements. / Có, là một phần của nâng cấp liên tục.
Q: How do we measure post-launch success? / Đo lường thành công sau triển khai thế nào?
Via user satisfaction surveys and performance metrics. / Thông qua khảo sát hài lòng người dùng và chỉ số hiệu suất.
Q: Are there plans for version 2? / Có kế hoạch cho phiên bản 2 không?
Possibly, based on feedback and new needs. / Có thể, tùy theo phản hồi và nhu cầu mới.
Q: Who owns the system after launch? / Ai sở hữu hệ thống sau triển khai?
IT ops, with our team as consultants. / Đội vận hành CNTT, nhóm là tư vấn viên.
Q: Will we document everything? / Có tài liệu hóa mọi thứ không?
Yes, full docs for the GUI, API, and scripts. / Có, tài liệu đầy đủ cho GUI, API và script.
Q: How do we hand off to support? / Bàn giao cho đội hỗ trợ thế nào?
With a training session and detailed guides. / Qua buổi đào tạo và hướng dẫn chi tiết.
Q: Is there a warranty period? / Có thời gian bảo hành không?
60 days for bug fixes post-launch. / 60 ngày sửa lỗi sau triển khai.
Q: What’s the next step after this meeting? / Bước tiếp theo sau cuộc họp này là gì?
Review the scripts with Alex, then start drafting the proposal. / Xem lại script với Alex, sau đó bắt đầu soạn thảo đề xuất.